Jak skutecznie włączyć zewnętrzny zespół projektowy do swojego procesu?

Dlaczego firmy obawiają się współpracy z zewnętrznymi zespołami projektowymi?

Firmy często podchodzą z rezerwą do współpracy z zewnętrznymi zespołami projektowymi, obawiając się wyzwań, które mogą się z nią wiązać. Poniżej kilka najczęściej pojawiających się obaw.

Trudności w zrozumieniu profilu firmy i jej celów biznesowych

Współpraca z zewnętrznymi zespołami projektowymi często budzi wiele obaw. Jednym z głównych problemów jest przekonanie, że zewnętrzni projektanci nie będą w stanie w pełni zrozumieć profilu danej firmy. Obawy dotyczą też braku znajomości celów biznesowych i kultury organizacyjnej. To może doprowadzić do tego, że projekt będzie estetyczny, ale pozbawiony strategicznej wartości. Takie obawy mogą wynikać nie tylko z braku doświadczenia we współpracy z zewnętrznymi zespołami, ale także ze złego wyboru partnera biznesowego w przeszłości.

Wyzwania związane ze znajomością branży

Innym częstym problemem może być brak wiedzy zewnętrznego zespołu na temat specyfiki branży. Firmy obawiają się, że potrzeba czasu na zrozumienie rynku i analizy konkurencji znacznie wydłuży proces i tym samym zwiększy koszty całego projektu. Onboarding zewnętrznych partnerów bywa postrzegany jako bardziej czasochłonny niż wdrażanie wewnętrznych zespołów. 

Ryzyko niespójności technologicznej zespołów projektowych

Organizacje często boją się też niespójności technologicznej. Każda firma ma swoje standardy pracy, narzędzia i wewnętrzne procesy. Zespół, który dołącza do firmy może korzystać z innego stacku technologicznego i mieć inną metodologię pracy, co wywołuje ryzyko niekompatybilności. Brak synchronizacji w tych aspektach współpracy może prowadzić do frustracji i wpływać na jakość współpracy.

Obawy wewnętrznych zespołów

Często pojawiają się również obawy wewnętrznych zespołów. Pracownicy mogą postrzegać współpracę z zewnętrznymi specjalistami jako zagrożenie dla swojej pozycji. Wprowadzenie nowych ekspertów bywa odbierane jako sygnał braku kompetencji innych pracowników, co może powodować napięcia wewnątrz zespołów.

Postrzeganie współpracy jako zbyt kosztownej

Jednym z największych mitów jest postrzeganie współpracy z zewnętrznymi zespołami jako zbyt kosztownej. Organizacje często zakładają, że realizacja projektów własnymi siłami będzie tańsza, ponieważ nie będą traciły czasu na wdrożenie zewnętrznego zespołu. Jednak brak specjalistycznej wiedzy prowadzi do wielu błędów już na samym początku projektu. Ich naprawa w późniejszych etapach bywa bardziej czasochłonna i droższa niż skorzystanie z zewnętrznego wsparcia od początku.

Jak skutecznie włączyć zewnętrzny zespół projektowy do swojego procesu?

Prawidłowe wdrożenie zewnętrznego zespołu projektowego do organizacji wymaga uporządkowanego podejścia i świadomego działania. Poniżej najważniejsze kroki, które pomogą usprawnić współpracę i zapewnić jej powodzenie.

Wybierz odpowiednich członków zespołu projektowego

Współpraca z zewnętrznym zespołem projektowym może stać się katalizatorem szybszego rozwoju organizacji – pod warunkiem że zostanie dobrze wdrożona. Istotne jest zatrudnienie specjalistów, którzy nie tylko doskonale znają warsztat UX i potrafią projektować interfejsy, ale również potrafią szybko zrozumieć specyfikę danej branży. Dlaczego to tak ważne? Umiejętność efektywnego wejścia w nowy kontekst pozwala zewnętrznemu zespołowi sprawniej zrozumieć środowisko biznesowe i zaoferować rozwiązania lepiej odpowiadające potrzebom użytkowników. Ważne jest nie tylko doświadczenie w danej branży, ale też umiejętność przełożenia tej wiedzy na daną organizację. 

Postaw na doświadczenie w tworzeniu odpowiednich produktów

Sama znajomość branży nie zawsze powinna być pierwszym kryterium wyboru partnera projektowego. Oprócz tego warto zwrócić uwagę, jakie jest doświadczenie zespołu w projektowaniu konkretnego typu produktów. Jeżeli Twoim celem jest stworzenie aplikacji mobilnej, wybór partnera specjalizującego się w podobnych rozwiązaniach będzie lepszy niż współpraca z zespołem, który tworzył głównie serwisy brandingowe czy platformy e-commerce. Różne typy produktów mają swoją specyfikę i wymagają innego podejścia projektowego.

Przykład? Tworzenie aplikacji konsumenckiej związanej z fitnessem znacząco różni się od projektowania e-commerce, nawet jeśli oba rozwiązania dotyczą tej samej branży sportowej. W tym kontekście doświadczenie w projektowaniu konkretnego rodzaju produktu cyfrowego  – a nie tylko znajomość branży –  jest istotniejsza. Zespół, który regularnie projektuje aplikacje mobilne lub platformy webowe, szybciej zrozumie potrzeby użytkowników i specyfikę produktu, co przełoży się na wyższą jakość końcowego rozwiązania.

Dlatego warto zwrócić uwagę na portfolio partnera i sprawdzić, czy jego doświadczenie produktowe odpowiada Twoim potrzebom. Czasem firma bez doświadczenia w branży, ale z bogatym portfolio produktów cyfrowych jakich potrzebujesz będzie lepszym wyborem.

Wspólnie zdefiniujcie cele 

Włączenie zewnętrznego zespołu projektowego do procesu to wyzwanie, które można zamienić w długoterminowy sukces. Najważniejszym krokiem jest jasne określenie oczekiwań i zakresu współpracy. Definiując cele biznesowe, rezultaty, jakie chcemy osiągnąć i kluczowe wskaźniki, zespół dostaje wyraźne wytyczne, które eliminują ryzyko błędów wynikających z odosobnionych wizji.

Pozwól zespołowi na rozeznanie i badanie kontekstu

Aby współpraca z zewnętrznym zespołem projektowym była efektywna, warto umożliwić mu przeprowadzenie wstępnego rozeznania i procesu badawczego. Mimo że zespół zna branżę i ma doświadczenie, musi zrozumieć problemy biznesowe Twojej organizacji, jak i potrzeby końcowych użytkowników. Otworzenie się na taki etap pozwala na głębsze dopasowanie działań do realiów firmy i zapewnia lepsze zrozumienie kontekstu, w którym powstaje projekt. Wstępny proces badawczy, obejmujący analizę dokumentacji, wywiady z interesariuszami czy warsztaty z zespołami, to nie tylko inwestycja w jakość projektu, ale również sposób na uniknięcie rozbieżności na dalszych etapach. Efektem tego menadżerowie i biznes zyskują wartościowe informacje, które wcześniej nie były dla nich znane. 

Nieodzownym elementem jest zapewnienie dostępu do kluczowych informacji. Organizacja powinna udostępnić dokumentację biznesową, analizy i dane o rynku. Dobrze przygotowany onboarding pomoże wdrożyć zewnętrzny zespół w procesy firmy i stworzyć wspólną podstawę do pracy. 

Ustal wspólne procesy i standardy

Współpraca będzie efektywna tylko wtedy, gdy uzgodnione zostaną wspólne procesy i metody współpracy. Określenie narzędzi, harmonogramów i metod minimalizuje ryzyko rozbieżności. Warto, by zespół zewnętrzny nie tylko realizował zadania, ale również wdrażał wewnętrzne zespoły w praktyki, które będą podtrzymywać projekt po zakończeniu współpracy. 

Buduj otwartą komunikację

Opieranie się na jasnej komunikacji między zespołami i wspieranie zasady konstruktywnej krytyki pomaga eliminować obawy przed negatywną oceną kompetencji. Zewnętrzne zespoły powinny być postrzegane jako partnerzy, którzy dostarczają zarówno produktu, jak i wartościowej wiedzy o procesach. Dzięki temu organizacja nie tylko korzysta z ich doświadczenia, ale też zdobywa kompetencje, które pozwalają utrzymać i rozwijać projekt w przyszłości.

Organizuj spotkania na żywo

Spotkania na żywo, nawet sporadyczne, mogą znacząco poprawić jakość współpracy między zespołami wewnętrznymi a zewnętrznymi. Pozwalają budować zaufanie, zacieśniać relacje i lepiej zrozumieć specyfikę projektu. Warsztaty prowadzone w formie offline ułatwiają omówienie kluczowych wyzwań i wspólne wypracowanie rozwiązań. Takie spotkania są również szansą na integrację zespołów oraz rozwianie obaw wewnętrznych pracowników dotyczących ich pozycji w organizacji. Budowanie otwartej komunikacji połączone ze spotkaniami na żywo mogą polepszyć współpracę obu zespołów.

Korzyści płynące ze współpracy z zewnętrznymi zespołami w realizacji projektów

Współpraca z zewnętrznymi zespołami projektowymi może przynieść firmom korzyści wykraczające poza samą realizację projektów. Poniżej omawiamy najważniejsze atuty takiego modelu współpracy.

Świeże spojrzenie i nowe perspektywy

Współpraca z zewnętrznymi zespołami projektowymi to coś więcej niż tylko realizacja projektu. To szansa na transformację sposobu pracy organizacji. Zespoły, które działają na styku różnych branż i produktów, wnoszą świeże spojrzenie i perspektywę wolną od wewnętrznych ograniczeń. Dzięki temu potrafią dostrzec potencjalne problemy tam, gdzie organizacja może je przeoczyć, i zaproponować rozwiązania, które są nieoczywiste.

Transfer wiedzy i budowanie wewnętrznych kompetencji

Dzięki swojej specjalizacji zewnętrzne zespoły mogą nie tylko dostarczyć gotowy produkt, ale również przekazać wiedzę i umiejętności, które pozostaną w organizacji na dłużej. To podejście – „uczyć procesów, a nie tylko dostarczać wyniki” – buduje trwałą wartość. Przykłady z rynku pokazują, że firmy korzystające z takiego modelu współpracy zyskują nie tylko lepsze produkty, ale także bardziej zorganizowane zespoły wewnętrzne.

Dostęp do najlepszych rynkowych praktyk

Zewnętrzni specjaliści mają możliwość korzystania z najlepszych praktyk wypracowanych w innych projektach. Mają szerszą perspektywę, która pomaga znaleźć rozwiązania tam, gdzie organizacja wewnątrz nie dostrzega problemów. Praca z różnorodnymi projektami i produktami pozwala także wnosić nowe pomysły i konteksty, które mogą znacząco wpłynąć na jakość i funkcjonalność końcowego rozwiązania.

Elastyczność i oszczędność czasu oraz kosztów

Zewnętrzne zespoły projektowe są szczególnie cenne dla firm, które nie posiadają wewnętrznych, dobrze rozwiniętych struktur projektowych. Zatrudniając wyspecjalizowany zespół, organizacje unikają kosztów związanych z budowaniem wewnętrznych kompetencji od podstaw. Zyskują współpracę z zewnętrznym zespołem, który jest kompetentny, doświadczony i dobrze zorganizowany. 

Możliwość długofalowej współpracy

Nie należy traktować współpracy z zewnętrznym zespołem jako jednorazowego przedsięwzięcia. Jest to szansa nie tylko na przekazanie kompetencji zespołowi wewnętrznemu, ale możliwość do ponownej współpracy. Edukacja w zakresie planowania, tworzenia roadmap czy zarządzania procesami to wartości, które są przekazywane podczas procesu projektowego. Ważne jest to, co pozostaje po jego zakończeniu – lepsze procesy, większa świadomość potrzeb użytkowników i gotowość do dalszego rozwoju na nowych fundamentach.